Koekjes bestellen voor een klantbezoek: zo ontvang je een klant met een gebaar dat blijft hangen

Er is een moment vlak voordat een klant binnenkomt dat elk kantoor herkent. De vergaderruimte is opgeruimd, de stoelen staan recht, iemand loopt nog even langs de balie om te vragen of de koffie klaarstaat en dan gaat de bel. Dat halve minuutje bepaalt meer dan je denkt, want een klant voelt binnen een paar tellen of hij welkom is of dat hij gewoon de volgende afspraak in de agenda is. Een doos verse, handgemaakte koekjes op tafel verandert die eerste indruk volledig. Het laat zonder woorden zien dat je de moeite hebt genomen, dat dit gesprek er voor jou toe doet en dat je gast even mag landen voordat het over zaken gaat. Op deze pagina lees je waarom je koekjes bestelt voor een klantbezoek, welke momenten in het gesprek zich er het beste voor lenen, hoeveel je nodig hebt, hoe je alles netjes op factuur regelt en hoe je het bij nonomeme in een paar stappen voor elkaar krijgt.

Waarom een klantbezoek om een klein gebaar vraagt

Een klant die naar jouw kantoor komt, doet moeite. Hij plant de reis in, zet zijn ochtend opzij en stapt jouw wereld binnen in plaats van andersom. Dat verdient meer dan een plastic bekertje water en een haastig handje. Wie een gast ontvangt met aandacht, zet de toon voor het hele gesprek. De schouders zakken, de eerste glimlach komt vanzelf en het praatje over de reis of het weer loopt makkelijker als er iets tastbaars tussen jullie op tafel staat. Gastvrijheid is in de zakelijke wereld een onderschat wapen, want mensen onthouden zelden precies wat er is gezegd, maar bijna altijd hoe ze zich voelden.

Daar komt bij dat de meeste bedrijven het bij het bekende laten. Een pot koffie, misschien een schaaltje mintjes uit de kast. Precies daarom valt een doos verse koekjes zo op. Het is het verschil tussen een afspraak die aanvoelt als routine en een ontvangst die laat merken dat je jezelf een beetje serieus neemt als gastheer. Voor een klant die twijfelt tussen jou en een concurrent, kan dat kleine verschil in sfeer zwaarder wegen dan een extra regel in de offerte.

De momenten tijdens een klantbezoek waarop koekjes passen

Een klantbezoek is geen strak blok van een uur, maar een reeks kleine momenten waarop een doos koekjes iets losmaakt:

• De ontvangst. Nog voordat het gesprek begint, staat de doos al open op tafel. Je gast pakt er een terwijl jij de laptop opstart, en de sfeer is meteen losser.
• Het ijs breken. Zit je met iemand die je nog niet kent, dan is iets lekkers een dankbaar begin. Een koekje aanreiken is een klein gebaar dat het gesprek menselijk maakt voordat de cijfers op tafel komen.
• De pauze halverwege. Bij een langer gesprek of een presentatie is een korte onderbreking bij de koffie het moment waarop de echte gesprekken ontstaan. Meer daarover lees je bij koekjes bij de koffie.
• Het afscheid. Een doos die nog halfvol is, gaat mee de deur uit. Zeg dat je gast de rest gerust meeneemt voor onderweg of voor het kantoor, en je laatste indruk is net zo warm als je eerste.

Hoeveel koekjes bestel je voor een klantbezoek?

De maat van de doos hangt af van hoeveel mensen er aanschuiven. Voor een gesprek met een enkele klant en een paar collega's aan jouw kant van de tafel is een doos van 6 vaak precies goed, met genoeg om iedereen twee keer te laten kiezen. Ontvang je een delegatie of zit er een hele vergaderzaal, dan is een doos van 18 een veiligere maat, zodat niemand misgrijpt en er ook nog wat overblijft om mee te geven. Reken op ongeveer een tot twee koekjes per persoon en rond je aantal royaal naar boven af, want een lege doos halverwege staat gastvrijer op geen enkele manier. Een doos van 6 kost €16,95 en een doos van 18 kost €32,95, en je stelt de smaken helemaal zelf samen. Twijfel je over het aantal, kijk dan even bij onze rekenwijzer voor koekjes per persoon, dan zit je nooit met te weinig.

Kies smaken waarmee je niemand voor het blok zet

Bij een klantbezoek weet je zelden precies wie er tegenover je zit en wat die persoon lekker vindt. Daarom werkt een mix beter dan één smaak. Zet er iets klassieks bij voor de zekere keuze, iets met pure chocolade voor de liefhebber en iets met pindakaas voor wie van hartiger houdt, dan zit er voor iedereen wel iets tussen. Wij bakken alles met de hand in kleine batches in Rhenen, vers op de dag van bezorging, met echte roomboter en pure of melkchocolade en zonder palmolie. Onze koekjes wegen tachtig gram per stuk, dus het zijn geen zuinige hapjes maar echte koekjes waar een gast even bij gaat zitten. Dat soort kwaliteit voelt een klant, en het vertelt zonder dat je het hoeft te zeggen iets over hoe jij met je werk omgaat. Wil je begrijpen waarom dat verschil telt, lees dan ambachtelijke koekjes versus supermarktkoekjes.

Van klantbezoek naar vaste gewoonte

De bedrijven bij wie gastvrijheid het beste blijft hangen, hebben er bijna altijd een klein ritueel van gemaakt. Bij nonomeme zien we kantoren die bij elk klantbezoek dezelfde doos op tafel zetten, of die na een goed gesprek een dooskoekjes meegeven aan de klant met een handgeschreven kaartje erbij. Doe je dat een paar keer, dan gaat het horen bij hoe jouw bedrijf voelt, en klanten praten daarover na. Wij schrijven jouw kaarttekst met de hand en leggen het netjes bij de doos, zodat een bedankje na een bezoek echt persoonlijk aankomt. Inspiratie voor wat je erop schrijft vind je bij koekjes versturen met een kaartje. Ontvang je klanten vaker of komt er een grotere groep op bezoek, kijk dan ook eens bij koekjes bestellen voor een klantendag en bij koekjes bestellen voor klanten.

Zakelijk regelen, netjes op factuur

Een ontvangst hoort netjes in de boeken, en dat maken wij graag zo eenvoudig mogelijk. Kies bij het afrekenen voor betaling op factuur, dan sturen wij een factuur met het btw-bedrag apart vermeld, klaar voor de boekhouding. Betaling mag binnen veertien dagen. Geef je bedrijfsnaam, factuuradres en btw-nummer door, dan regelen wij de facturatie. Ontvang je regelmatig klanten en wil je niet telkens een aparte bestelling doorzetten, dan maken we graag een vaste afspraak met een staffelprijs die past bij jullie tempo, zodat er altijd verse dozen klaarstaan. De praktische kant lees je bij koekjes bestellen op factuur, en voor het bredere plaatje van koekjes op kantoor kijk je bij koekjes bestellen voor een zakelijke lunch.

Op tijd bestellen, want een goede indruk laat zich plannen

Een klantbezoek staat meestal ruim van tevoren in de agenda, en dat is precies het fijne eraan, want dan kun je de ontvangst rustig voorbereiden. Omdat wij vers op bestelling bakken, is enige vooruitzicht prettig, en met een paar dagen tijd zit je voor de meeste afspraken goed. Weet je nu al dat er volgende week een belangrijke klant langskomt, reserveer je doos dan alvast, dan staat hij vers op tafel op het moment dat de bel gaat. Heb je een afspraak die morgen ineens tussendoor komt, app ons dan gerust, we denken graag mee om er alsnog iets moois van te maken.

Zo bestel je koekjes voor een klantbezoek

In een paar stappen staat het klaar:

1. Tel je gasten.Reken alle mensen aan tafel mee, klanten en collega's, en rond royaal naar boven af.
2. Kies je doos. Een doos van 6 kost €16,95 en een doos van 18 kost €32,95. Voor een grote groep combineer je er eenvoudig meer.
3. Stel een mix samen. Ga voor variatie, zodat er voor de chocoladefanaat, de pindakaasliefhebber en de klassieker iets tussen zit.
4. Voeg eventueel een kaartje toe. Handig als je de doos na afloop wilt meegeven aan je klant.
5. Kies bezorging of afhalen. Op kantoor of op locatie, precies wanneer het jou uitkomt.
6. Reken af op factuur. Geef je bedrijfsgegevens door, dan sturen wij een factuur met de btw apart.

Klaar om je volgende klant te ontvangen op een manier die blijft hangen? Bekijk al onze smaken, stel je eigen doos samen of kijk voor grote orders en vaste afspraken op onze zakelijke pagina. Zoek je meer ideeën voor de zakelijke relatie, lees dan koekjes als zakelijk relatiegeschenk of koekjes bestellen voor een vergadering.

Veelgestelde vragen